Секреты эффективной оптимизации бизнес-процессов

Бизнес-процесс является последовательностью действий и мероприятий, которые взаимосвязаны между собой и выполняются в определенной последовательности, чтобы достигнуть определенной цели в работе компании. Для его улучшения требуется оптимизация, для чего необходимо объединить имеющиеся ресурсы, информацию и технологии. Только так можно находить решения поставленных задач для достижения желаемых целей. Каждый процесс, который происходит в компании, должен создавать ценности для клиента или конечного потребителя, что является важнейшей задачей.

Цели оптимизации процессов компании

Грамотно оптимизируя процессы в компании, можно обеспечить ее успешную деятельность, повысить конкурентные позиции. Для этого необходимо снизить затраты, максимально устранить потери, использовать имеющиеся ресурсы рационально.

В зависимости от особенностей компании подход к оптимизации процессов будет разным. Далее будут рассмотрены общие принципы разработки и внедрения улучшений, которые можно адаптировать к конкретной ситуации и потребностям конкретного бизнеса. Для разработки и внедрения изменений требуется создать рабочую группу, которую возглавит руководитель компании. Ее участниками будут начальники подразделений, лучшие специалисты. Для успешной работы можно воспользоваться услугами опытного консультанта из сторонней организации, например наша компания предоставляет оказание услуги по управлению организацией.

Как оптимизировать процессы в компании

Основные шаги оптимизации процессов в работе компании:

1. Проанализировать состояние компании на текущий момент времени. Для этого сначала нужно оценить каждый процесс и его этапы. Получение информации делает возможным выявление процессов с низкими показателями эффективности, места, где возникают задержки, существующих проблем и их основных характеристик. Методы исследования: наблюдать, как выполняются конкретные операции; опросить руководителей подразделений и сотрудников; проанализировать инструкции, отчеты, регламенты работ и другие документы; измерить продолжительность операций; зафиксировать все действия сотрудников в течение рабочего времени (фото рабочего дня); составить схемы процессов. После сбора нужно провести анализ информации, чтобы обнаружить существующие проблемы и определить, можно ли улучшить процессы. В рамках данного этапа также анализируются конкуренты. Необходимо изучить, какие процессы в них наиболее успешные, что можно сделать для улучшения своих. Используемые методы: изучить информацию в свободном доступе (на сайте, отзывы); опросить клиентов и сотрудников конкурирующих компаний; представится клиентом и пройти у них процесс; привлечение специалистов для исследования рынка (бенчмаркинг). В большинстве случаев на сбор и анализ информации приходится тратить много времени и финансов. Поэтому сначала важно определить, какие изменения нужны и для чего они реализуются.
2. Установить цели внедрения изменений в компании. На данном этапе определяется результат, которого нужно достигнуть, когда будут оптимизироваться процессы бизнеса, к примеру, сократить продолжительность выполнения задач, повысить качество продукции или услуг, сократить издержки, повысить уровень удовлетворенности клиентов и др. Поставленные цели нужно закрепить, для чего следует установить ключевые показатели эффективности (KPI) в виде конкретных чисел и метрик. Это дает возможность измерить производительность и достижение стратегических целей предпринимательской деятельности, дать оценку успешности организации или проекта в решении поставленных задач. К примеру, если требуется доставлять товар быстрее, нужно определить конкретное время для этого. Возможны и другие задачи: добиться определенной степени удовлетворенности клиента, определенного процента снижения себестоимости или брака, объема прибыли, выручки, среднего чека и др.
3. Выявить проблемы и выработать решения. В рамках данного этапа внимательно изучаются результаты, которые удалось получить в ходе анализа, а также выделяются существующие проблемы в изучаемом процессе предпринимательской деятельности, чтобы понять, почему компания не может эффективно работать. Проблема может заключаться в сложном администрировании или согласовании, нерациональном использовании ресурсов, недостаточной автоматизации. Конкретное решение должно быть разработано для каждой из них. К примеру, если причиной возникновения задержек является сложная процедура согласования, решением может быть внедрение электронной системы. Возникновение простоя оборудования и срыва сроков может быть вызвано тем, что отсутствуют плановые ремонты, предупреждающие возникновение поломок, соответственно, техобслуживание и ремонт не проводятся своевременно. На складе может возникать дефицит сырья и материалов из-за того, что организация и планирование закупок не проводятся должным образом. Для предотвращения потери клиентов требуется поддерживать с ними контакты, предоставлять информацию о новинках.
4. Составить план работы и и внедрить изменения. Требуется разработка детального плана, в соответствии с которым будут внедряться изменения. Также важно определить ответственное лицо на каждом этапе и ресурсы, которые нужны для реализации новшеств. Потребуются такие виды ресурсов: временные: сотрудникам придется тратить время, чтобы проанализировать бизнес-процесс, выработать решение, пройти обучение (к примеру, сотрудникам, которые будут оптимизировать бизнес-процесс, может потребоваться 20 % рабочего времени за квартал); финансовые: расходы могут быть связаны с необходимостью воспользоваться услугами стороннего специалиста, который является экспертов в определенной сфере, покупкой оборудования, обучением сотрудников, вложением в новые системы информации; человеческие: нужна команда по оптимизации, участниками которой будут руководители подразделений, ведущие сотрудники, в некоторых случаях требуется дополнительно обучать персонал или нанимать специалистов; информационные: нужна информация о процессах предпринимательской деятельности, которые существуют на данный момент, ключевые показатели эффективности, проведение аналитической работы. Для этого требуется собрать информацию, структурировать и проанализировать ее. В некоторых случаях придется автоматизировать процессы и обновить информационные системы, которые существуют.

Учитывая все требуемые ресурсы для оптимизации, можно дать адекватную оценку трудовых и финансовых затрат на данную работу. Внедрение изменений должно быть постепенным. Начинать нужно с самых проблемных мест, уделив внимание тем из них, где самые большие потери и значительные отклонения от показателей, которые выбраны целевыми. Сначала нужно улучшить те процессы в работе компании, которые определяют финансовые показатели бизнеса и степень удовлетворенности клиентов. Обязательно нужно учитывать то, насколько конкретный процесс значим для стратегического развития и достижения поставленных целей. Важно постоянно проверять соотношение между ожидаемым эффектом от проведения работы по оптимизации и затрат на нее. Также нужно спланировать небольшие цели, положительный эффект от которых будет быстрым, создавая мотивацию для внедрения более сложных новшеств. Все изменения при проведении оптимизации процесса бизнеса нужно строго отслеживать, вносить корректировки в план, если потребуется.

1. Измерять достигнутый эффект, оценивать его. Когда изменения будут реализованы, на этом процесс оптимизации не заканчивается, потребуется постоянное измерение и оценка полученных результатов, для чего нужно проводить сравнение данных с метриками и целями, которые были определены изначально. Необходимо постоянно проводить анализ обратной связи, которую дают клиенты и персонал компании. Методы: опрашивать их, чтобы узнать позицию относительно новшеств, проводить беседы личного формата для более детального обсуждения результатов изменений, изучать отзывы в устной и письменной форме, чтобы понять, изменилось ли после внедрения изменений их отношение к компании.
2. Обучать и вовлекать работников организации. Для успешной оптимизации процессов бизнеса сотрудников компании нужно вовлекать в данный процесс. Для этого проводятся тренинги и обучение, сотрудникам поясняют цель внедрения новшеств и то, как это улучшит их работу. Руководству нужно создать такие условия, чтобы персонал компании поддерживал изменения, мог предложить свои идеи, которые бы позволили улучшить работу компании. Благодаря этому у работников буде понимание целей изменений и их важности для организации. Сотрудники должны регулярно получать информацию о том, как проходит оптимизация, какие цели и планы. При любой возможности каждый работник должен участвовать, когда принимаются решения об улучшении конкретных процессов, а самых активных нужно поощрять и вознаграждать.
3. Постоянно улучшать бизнес-процессы. Анализ и оптимизация процессов, которые происходят в компании, должны проводиться постоянно. Работа над улучшениями не должна прекращаться, даже если достигнуто поставленных целей, а начинаться она должна с того, что измеряются и оцениваются результаты проведенных улучшений. Для адаптации компании к новым вызовам необходимо пристально отслеживать все изменения, как внутри компании, так и внешние.

Преимущества оптимизации процессов

Проведение оптимизации процессов в компании является неотъемлемой составляющей корпоративной культуры, а не просто одним из стратегических направлений. Благодаря такой работе ресурсы используются рациональнее, повышается производительность, улучшается качество продукции или услуг. Постоянный анализ и улучшение существующих бизнес-процессов позволит компании расти и развиваться. укрепляя свои рыночные позиции. Рассмотренные шаги – это основа для улучшение вашего бизнеса, но для успешной оптимизации они не являются ограничением. Грамотная оптимизация – это положительные изменения, вложение в успешное будущее компании.